El presente manual tiene como objeto adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por ¡HEY! CREATIVOS en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento. Las políticas contenidas en esta norma dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y Decreto único 1074 de 2015 incorporados en los capítulos 25 y 26, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en ¡HEY! CREATIVOS y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas adoptadas en esta norma por ¡HEY! CREATIVOS se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

Definiciones

El presente manual adopta todas las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y Decreto único 1074 de 2015 incorporados en los capítulos 25 y 26.

Ámbito de aplicación

La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de ¡HEY! CREATIVOS, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos de ¡HEY! CREATIVOS que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma.

Derechos de los titulares de los datos

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de ¡HEY! CREATIVOS, tienen los derechos descritos en este punto en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personal y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

  • Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.
  • Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
  • Derecho de Rectificación: Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
  • Derecho de Cancelación: Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
  • Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a ¡HEY! CREATIVOS para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
  • Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. ¡HEY! CREATIVOS, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la pre eminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.
  • Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. ¡HEY! CREATIVOS dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
  • Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en ¡HEY! CREATIVOS. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
    • Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
    • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
    • En casos de emergencia médica o sanitaria.
    • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    • Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

Deberes de los destinatarios de esta norma como responsables y encargados del tratamiento de datos personales  

  • Deberes para los RESPONSABLES del Tratamiento: Cuando ¡HEY! CREATIVOS o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 1) Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales: Cuando ¡HEY! CREATIVOS o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley. d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley. Esta función estará en cabeza del Representante Legal de ¡HEY! CREATIVOS. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento: Además de los deberes antes descritos en cabeza de ¡HEY! CREATIVOS y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición: a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata ¡HEY! CREATIVOS. b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales. c) Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen datos personales. d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de la misma. e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales. f) Aplicar esta norma sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información. g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos. h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento. i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales. j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

Tratamiento de datos personales

  • La recolección de datos de personas físicas que ¡HEY! CREATIVOS trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente ¡HEY! CREATIVOS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.
  • Se incluirá siempre en los documentos físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, un aviso de seguridad. El cual es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular acerca de las políticas de tratamiento de información adoptadas por ¡HEY! CREATIVOS, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le va a dar a sus datos personales.

Procedimiento de habeas data para el ejercicio de los derechos de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, ¡HEY! CREATIVOS adopta el siguiente procedimiento:

  • El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
  • La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por ¡HEY! CREATIVOS para el ejercicio del Habeas Data. ¡HEY! CREATIVOS podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
  • La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
  1. Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
  2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que ¡HEY! CREATIVOS proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
  3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
  4. Documentos que soportan la solicitud.
  5. Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal. Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, ¡HEY! CREATIVOS así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. ¡HEY! CREATIVOS podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, ¡HEY! CREATIVOS indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”.

¡HEY! CREATIVOS, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará ¡HEY! CREATIVOS cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días.

¡HEY! CREATIVOS, en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

¡HEY! CREATIVOS documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

Datos de contacto

Los datos de contacto de ¡HEY! CREATIVOS son los siguientes:

¡HEY! CREATIVOS

Nombre: Catalina Hoyos Ortega

Email: catalina.hoyos@heycreativos.com

Celular: 3015522945